Datenschutz

Auftragsverarbeitungsvertrag

Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO, Stand: 21. August 2026. Mit der ausdrücklichen Zustimmung bei der Registrierung wird diese Vereinbarung Bestandteil des Vertrags über DWS Termine.

1. Parteien und Rollen

Auftragnehmer ist DigitalWerkSchulz, Inhaberin Tanja Schulz, Reichsmarkstr. 161, 44265 Dortmund. Auftraggeber ist das bei der Registrierung bezeichnete Unternehmen. Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; DWS verarbeitet die in dieser Vereinbarung beschriebenen Daten als Auftragsverarbeiter.

2. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die technische Bereitstellung, Wartung, Sicherung und Unterstützung der webbasierten Terminsoftware DWS Termine. Die Verarbeitung dauert vom Beginn des Test- oder Hauptvertrags bis zur vollständigen Rückgabe oder Löschung der Auftragsdaten nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung umfasst insbesondere Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Anzeigen, Abgleichen, Übermitteln nach Weisung, Einschränken, Exportieren, Sichern und Löschen. Zwecke sind Termin- und Kundenverwaltung, Online-Buchung, Personal- und Ressourcenplanung, Kommunikation, Statistik, Datensicherung, Fehleranalyse, Zugriffsschutz und Support.

4. Datenarten und betroffene Personen

Je nach Nutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten, insbesondere Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern;
• Termin-, Leistungs-, Ressourcen- und Kommunikationsdaten einschließlich Versandstatus;
• Benutzer-, Rollen-, Sitzungs-, Sicherheits- und Protokolldaten;
• Personal-, Verfügbarkeits- und vom Auftraggeber hochgeladene Personalunterlagen;
• Notizen, individuelle Felder und vom Auftraggeber hochgeladene Fotos;
• besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, soweit der Auftraggeber diese rechtmäßig in der Kundenakte verarbeitet.

Betroffene Personen können Kunden, Patienten, Interessenten, Beschäftigte, freie Mitarbeiter, Ansprechpartner und Benutzer des Auftraggebers sein.

5. Weisungen

DWS verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer anderen Verarbeitung besteht. Die Nutzung der Anwendung und ihre vom Auftraggeber vorgenommenen Einstellungen gelten als dokumentierte Weisung. Ergänzende Weisungen sind in Textform an info@digitalwerkschulz.de zu richten.

Hält DWS eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, wird der Auftraggeber unverzüglich informiert und die Ausführung bis zur Klärung ausgesetzt, soweit dies rechtlich zulässig ist.

6. Vertraulichkeit und Personal

DWS setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet und zum Datenschutz unterwiesen wurden. Zugriffe auf Auftragsdaten werden auf das für Betrieb, Sicherheit und Support erforderliche Maß beschränkt.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen

DWS trifft unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Implementierungskosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie der Risiken angemessene Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung über HTTPS und verschlüsselte Speicherung technischer Geheimnisse;
• persönliche Benutzerkonten, Rollen und Rechte, optional Zwei-Faktor-Anmeldung sowie verwaltbare Sitzungen;
• mandantenbezogene Trennung der Betriebsdaten und serverseitige Berechtigungsprüfungen;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und kontrollierte Begrenzung wiederholter Zugriffe;
• regelmäßige Datensicherungen mit Integritätsprüfung sowie technisch geprüfte Wiederherstellung;
• Überwachung der Erreichbarkeit, Sicherheitsaktualisierungen und geregelte Behandlung von Störungen;
• verschlüsselte Speicherung hochgeladener Kundenfotos außerhalb der Datenbank.

DWS darf die Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber erteilt DWS die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen. Für den technischen Betrieb werden insbesondere Hosting- und Infrastrukturleistungen von IONOS in Deutschland eingesetzt. Je nach aktivierter Kommunikationsfunktion können außerdem E-Mail-Dienstleister, seven communications GmbH & Co. KG für SMS und Meta Platforms Ireland Limited für WhatsApp einbezogen werden.

DWS informiert über beabsichtigte Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern rechtzeitig. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. DWS verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu einem angemessenen Datenschutzniveau. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, stellt DWS die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO sicher.

9. Unterstützung des Auftraggebers

DWS unterstützt den Auftraggeber im angemessenen Umfang bei der Erfüllung von Betroffenenrechten, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen mit Aufsichtsbehörden und der Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung. Anfragen betroffener Personen zu Auftragsdaten werden ohne eigene Sachentscheidung an den Auftraggeber weitergeleitet, soweit eine Zuordnung möglich ist.

10. Datenschutzverletzungen

DWS informiert den Auftraggeber unverzüglich über bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten. Die Mitteilung enthält, soweit verfügbar, Art des Vorfalls, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen sowie getroffene oder vorgeschlagene Abhilfemaßnahmen.

11. Nachweise und Kontrollen

DWS stellt dem Auftraggeber die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung zur Verfügung. Der Auftraggeber darf nach angemessener Vorankündigung und unter Wahrung von Betriebs-, Sicherheits- und Geheimhaltungsinteressen Kontrollen durchführen oder durch einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen lassen. Vorhandene geeignete Berichte und Nachweise sollen vorrangig genutzt werden. Zusätzlicher Aufwand kann nach vorheriger Vereinbarung berechnet werden, sofern die Kontrolle nicht durch einen von DWS zu vertretenden Verstoß veranlasst ist.

12. Rückgabe und Löschung

Der Auftraggeber kann während der Vertragslaufzeit die bereitgestellten Exportfunktionen nutzen. Nach Vertragsende löscht oder gibt DWS die Auftragsdaten nach Wahl des Auftraggebers zurück, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Sicherungskopien werden im Rahmen der festgelegten Sicherungszyklen überschrieben beziehungsweise gelöscht. Bis dahin bleiben sie geschützt und werden nicht für andere Zwecke verarbeitet.

13. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Richtigkeit seiner Weisungen, die Information betroffener Personen, die Bearbeitung ihrer Rechte sowie erforderliche Einwilligungen und Löschfristen verantwortlich. Er verwaltet Benutzer und Berechtigungen sorgfältig, verwendet sichere Zugangsdaten und meldet Sicherheitsvorfälle unverzüglich.

14. Rang und Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen gehen die Regelungen dieses AVV für Fragen der Auftragsverarbeitung den AGB vor. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Hauptvertrags. Änderungen und ergänzende Weisungen sollen in Textform dokumentiert werden.